Федеральная налоговая служба в начале августа 2023 года сообщила об изменениях в закон об электронной подписи. Согласно документу, до 31 августа 2024 года продлили использование квалифицированных сертификатов сотрудников юридических лиц без предоставления машиночитаемой доверенности.
Однако, аккредитованные удостоверяющие центры не вправе выдавать указанные квалифицированные сертификаты на сотрудников с 1 сентября 2023 года.
Иностранные электронные подписи могут быть признаны усиленными на основании соглашения между участниками трансграничной сделки.
Также с 1 сентября 2023 года удостоверяющий центр ФНС России начнет выдавать квалифицированные сертификаты филиалов и представительств иностранных юридических лиц.
Еще одно изменение — усилены требования к аккредитованным удостоверяющим центрам по размеру собственных средств, также им разрешено выдавать квалифицированные сертификаты со сроком действия 12 лет.
Рассказываем, какие бывают виды электронной подписи, как ее можно получить и что делать, в случае ее утери.
Что такое электронная подпись
Электронная подпись (ЭП) – комбинация знаков или паролей, которая позволяет идентифицировать физлицо или юрлицо без его личного присутствия. С ее помощью верифицируется авторство, время подписания документа и его неизменность.
Где применяется электронная подпись
Электронная подпись используется при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, в том числе при обращении через портал Госуслуги, исполнении государственных и муниципальных функций и т.д.
При наличии ЭП физическое лицо может как обмениваться документами с работодателем, так и подать судебный иск или жалобу онлайн, подать документы в вуз. Юрлицо может подписывать заявки на тендеры и тендерную документацию в электронном виде, регистрировать электронные сделки с недвижимостью, работать в системе «Честный знак» или пользоваться онлайн-эквайрингом. Предприниматели не смогут участвовать в тендерах и аукционах без ЭЦП.
Преимущества электронной подписи
Первое преимущество – это надежность, электронная подпись защищена от возможных фальсификаций.
Второе – экономия времени – можно подать документы дистанционно, заключать соглашения с контрагентами.
Третье – возможность участвовать в госзакупках и торгах. Без электронной подписи сделать это невозможно.
Виды электронных подписей
Существуют простая и усиленная электронная подпись. Последняя, в свою очередь, может быть квалифицированной и неквалифицированной.
Простой является ЭП, состоящая из комбинации цифровых данных, с помощью которых можно идентифицировать личность. Ее можно применять для регистрации или авторизации на интернет-сайтах, для заверения электронных документов и в качества ключа доступа к файлам и базам данных, защищенных паролем.
При этом простая электронная подпись не имеет юридической силы – то есть ее нельзя использовать для подачи документов в госучреждения и для участия в торгах по 44-ФЗ и 223-ФЗ. Для подписания, к примеру, договоров с контрагентами, необходимо будет составить соглашение о простой электронной подписи. Оно должно содержать пункты об обязанности соблюдения конфиденциальности и правила определения подписавшего лица – подлинности подписи.
Все стороны, участвующие в электронном оформлении, должны подписать соглашение. Если этого не сделать, то документы, подписанные с помощью простой электронной подписью, закон признает недействительным.
Неквалифицированная электронная подпись
Неквалифицированная электронная подпись (НЭП), как правило, является ключом, который хранится на USB-носителе. В некоторых случаях НЭП можно создать в программе, в которой вы работаете. По сравнению с простой ЭП ее функционал частично ограничен, но она обладает своими преимуществами.
Получить ее могут юрлица и ИП, оформив в удостоверяющих центрах или с помощью спецсредств. Сертификат ключа для НЭП не является обязательным.
Неквалифицированную электронную подпись можно применять в рамках внутреннего электронного документооборота компании, для взаимодействия с контрагентами, если при этом заключено соглашение с указанием ее условий использования.
Неквалифицированная ЭП подходит больше для физлиц. Юрлицам и индивидуальным предпринимателям она подойдет при большом объеме внутреннего или внешнего документооборота.
Квалифицированная ЭП
Квалифицированная электронная подпись – это ключ, сформированный с помощью сертифицированных криптографических средств, который записывается на USB-носитель.
КЭП для физлиц, доверенных лиц и ИП выдают в удостоверяющих центрах. Это организации, которые прошли сертификацию ФСБ и аккредитацию у Минкомсвязи, уполномочены выдавать сертификаты электронных подписей и осуществлять услуги по криптозащите информации. При этом, как пишет Тинькофф журнал, руководители компаний и ИП получают КЭП только в налоговой.
Что нужно, чтобы получить КЭП
По данным ФНС, при подаче заявления на выдачу квалифицированной электронной подписи нужен паспорт (или другой документ, удостоверяющий личность), СНИЛС, ИНН (физлица или юрлица) и сертифицированный носитель ключевой информации токен – носитель формата USB.
При этом можно предоставить уже используемый вами ключевой носитель, если он имеет действующий сертификат соответствия Федеральной службы по техническому и экспортному контролю (ФСТЭК) или ФСБ России. Приобрести ключевой носитель можно у производителей, их дистрибьюторов, у операторов электронного документооборота, доверенных лиц Удостоверяющего центра ФНС России, в вендинговых аппаратах, установленных в налоговых инспекциях.
Для ускоренного выпуска квалифицированной электронной подписи можно обратиться к доверенным лицам удостоверяющего центра ФНС России.
Что делать, если потерял электронную подпись
В случае, если вы потеряли электронную подпись, пишет Тинькофф журнал, необходимо сразу обратиться в удостоверяющий центр или МФЦ – то место, где вам выдавали сертификат. Вследствие этого центр отзовет сертификат, чтобы его не могли использовать мошенники. Важно обязательно сообщить об утере контрагентам.
Восстановить утерянную электронную подпись невозможно – нужно получать новую, то есть снова собрать документы, пойти в налоговую или в удостоверяющий центр.