Расходный кассовый ордер (РКО), представляет собой первичный документ, который необходимо оформлять компаниям при выдаче наличных средств из кассы. Он заполняется согласно установленной форме КО-2 в одном экземпляре.
В каких случаях оформляется расходный кассовый ордер
Организации составляют РКО при любой выдаче наличных денег из кассы, например:
— при выплате заработной платы или сумм подотчета;
— при возврате денег за приобретенный товар;
— при передаче наличных в банк для зачисления на расчетный счет.
При возврате денег покупателям в розничной торговле РКО не оформляется для каждой отдельной суммы, однако выписываются чеки с пометкой «Возврат прихода». В конце рабочей смены составляется общий РКО на сумму всех возвращенных за день средств.
Кто оформляет и подписывает расходные ордера
Расходный кассовый ордер (РКО) оформляется в одном экземпляре следующими лицами:
— главный бухгалтер;
— обычный бухгалтер или другой сотрудник, например, кассир, если они имеют право выдавать наличные средства.
Подписать расходный ордер могут главный бухгалтер, рядовой бухгалтер и кассир. Если в компании нет ни бухгалтера, ни кассира, то РКО оформляет и подписывает руководитель предприятия.
Как правильно заполнить РКО
— В графе «Основание» необходимо указать суть хозяйственной операции, например, «аванс на командировочные расходы» или «заработная плата за вторую половину августа 2024 года».
— В графе «Приложение» РКО указываются номера и даты составления прилагаемых к расходному ордеру документов.
— В графе «Сумма прописью» следует записать сумму прописью с заглавной буквы, без слова «рублей».
— В графе «По» необходимо указать паспортные данные человека, которому выдается денежная сумма.
Исправления в расходный ордер вносить запрещено. В случае ошибки при заполнении необходимо уничтожить документ и составить новый. Наличие печати или штампа на расходнике не является обязательным.
Процедура выдачи денег по расходно-кассовому ордеру (РКО)
Сначала кассир, получивший расходный ордер, должен убедиться в следующем:
— Наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера, а в случае их отсутствия — подписи руководителя в расходнике.
— Соответствие суммы, указанной цифрами, сумме, указанной словами.
— Наличие подтверждающих документов, указанных в РКО.
Затем кассир:
— Проверяет, что наличные деньги примет именно тот человек, указанный в РКО.
— Просит получателя подписать расходный ордер.
— Выдает деньги.
— Ставит свою подпись в РКО.
Порядок учета расходов наличных средств
Для отражения операций по выдаче денежных средств из кассы и указания номера расходного документа необходимо заполнить кассовую книгу по образцу КО-4. Такую книгу можно вести как в электронном, так и в бумажном виде.
Бухгалтерские программы автоматически создают кассовую книгу за каждый день, в тот момент, когда оформляются расходы наличных средств. В конце рабочего дня необходимо распечатать две одинаковые копии книги и подписать их. Первый экземпляр остается у кассира для хранения, а второй передается в бухгалтерию, приложив к нему все расходные кассовые ордера за день.
Также для учета расходов наличных средств можно вести журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов по стандартной форме КО-3. Однако это не является обязательным.
Срок хранения расходных кассовых ордеров
Как и другие кассовые документы, расходные кассовые ордера должны храниться минимум 5 лет с момента их составления.
Однако, если прошло уже 5 лет, а по конкретному расходному ордеру возникли разногласия, например, судебное разбирательство с контрагентом, рекомендуется сохранить документ до принятия окончательного решения по данному вопросу.
по материалу Марины Суховской / Т-Ж
