Кадровый учет — это процесс ведения документации, связанной с сотрудниками. Он позволяет систематизировать информацию о персонале, оптимизировать процедуры приема на работу, увольнения, оформления отпусков и решать другие кадровые вопросы.
Предприниматель должен начать вести кадровый учет сразу, как только становится работодателем, даже если у него всего один сотрудник.
Кадровый учет включает следующие аспекты:
— Документооборот. Сюда входит оформление трудовых договоров, приказов о приеме на работу и увольнении, штатного расписания, табеля учета рабочего времени, данных о заработной плате и других важных документов. Все они должны быть составлены корректно и храниться согласно требованиям законодательства;
— Сбор и хранение личных данных сотрудников, включая копии документов, подтверждающих личность, образование, повышение квалификации и опыт работы. Важно учитывать требования закона о защите персональных данных.
— Учет трудовой деятельности, включающий контроль рабочего времени, фиксацию отпусков, больничных листов и периодов профессионального обучения.
— Социальные гарантии. Грамотно оформленная документация обеспечивает сотрудникам социальные права, такие как доплаты и льготы, предусмотренные законом. Учет необходим для своевременной подачи отчетов по сотрудникам в соответствующие органы, что позволяет контролировать соблюдение их прав.
Перечень обязательных документов для кадрового учета:
— Трудовой договор с работником и дополнительные соглашения к нему;
— Трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка, в документе хранятся данные о самом сотруднике, выполняемой им работе, переводе на другую должность или смене места работы);
— Документы о переводе сотрудника;
— Приказ об увольнении работника;
— Приказ об оформлении отпуска;
— График отпусков. Высчитывается количество дней отпуска на каждого работника, изменения и дополнения при переносе или отзыве отпусков;
— Расписание штата.
Малый и средний бизнес может вести кадровый учет вручную либо использовать удобные офисные программы. Крупные компании чаще применяют специализированные программы, которые помогают минимизировать вероятность ошибок.
В небольших компаниях обязанности по кадровому учету могут выполнять владелец бизнеса или бухгалтер, тогда как в крупных организациях обычно нанимают специализированных сотрудников — кадровиков.
Кадровый учет помогает соблюдать требования трудового законодательства и избегать штрафов, обеспечивая стабильную работу организации.
За тем, чтобы предприятия вели кадровый учет, следит Государственная инспекция труда. Она проводит плановые и внеплановые проверки, и в случае выявления нарушений привлекается ответственность предпринимателя.
Текст подготовлен на основе материалов Корпорации МСП