Как правильно составить график отпусков на 2025 год

Перед началом нового календарного года компании начинают составлять графики отпусков. Это локальный нормативный акт, в котором закрепляется очередность предоставления работникам ежегодных оплачиваемых отпусков.

Документ содержит даты и сроки предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков сотрудников, а также определяет порядок их использования. График помогает избежать проблем, связанных с организацией работы, и гарантирует соблюдение прав работников.

Юридической основой графика отпусков является Трудовой кодекс РФ, а его составление обязательно для всех организаций. Исключение составляют только микропредприятия, где ежегодный отпуск регламентируется при помощи соглашения работника с работодателем.

Когда должен быть готов график отпусков

График отпусков необходимо утвердить не позднее чем за две недели до начала нового календарного года, то есть до 17 декабря 2024 года.

Работодатель обязан:

– Предоставить каждому сотруднику право на отпуск с учетом норм трудового законодательства;

– Организовать отпуск в удобное для работника время (при условии, что это не противоречит интересам компании);

Бывают ситуации, когда ряд сотрудников одновременно хотят взять отпуск в период высокой нагрузки, что может негативно сказаться на производственных процессах. В таком случае необходимо распределить нагрузку и отпускать сотрудников на отдых в порядке очереди.

Этапы составления графика отпусков

– Узнать потребности в отпусках сотрудников. Здесь нужно учесть штатное расписание и трудовые договоры, а также отпуска, оставшиеся с прошлого года;

– Распределить отпуска так, чтобы сотрудники могли заменять друг друга, помогая выполнять обязанности;

– Предусмотреть отпуска отдельных категорий работников, которые могут взять отпуск в удобное им время. Например, несовершеннолетние сотрудники, работники, у которых три и более несовершеннолетних ребенка, ветераны, работники, награжденные нагрудным знаком «Почетный донор России», сотрудники, воспитывающие ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, супруги военнослужащих, а также работники, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам.

Продолжительность отдыха зависит от количества дней отпуска, на которые сотрудник имеет право, а также от количества дней неиспользованного отпуска по состоянию на 1 января 2025 года.
Обычно отпуск составляет 28 календарных дней в год. Исключение являются педагоги, несовершеннолетние работники, люди с инвалидностью. Также дополнительный отпуск предоставляется за работу во вредных или опасных условиях труда и за работу в районах Крайнего Севера.

Необязательно идти в отпуск один раз в год на 28 дней. Есть возможность разделить его на две части. Трудовое законодательство предусматривает использование отпуска по частям, однако хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

Ошибки в составлении плана отпусков

Компании и предприятия на начальных этапах часто допускают типичные ошибки, из-за чего потом страдает весь рабочий процесс. Вот некоторые из них:

– График утвержден не в то время;

– Неправильное распределение дней отпуска;

– Руководитель поделил отпуск без согласия сотрудника;

– Удаление из графика отпусков сотрудников, который планирует уволиться после Нового года, а также сотрудниц, которые собираются в декрет.

С утвержденным графиком отпусков сотрудников необходимо ознакомить под подпись.

Случаи, когда сотрудник должен подавать заявление о предоставлении отпуска:

– Отпуск используется ранее шести месяцев работы у работодателя;

– Работник относится к одной из категорий, которым работодатель обязан предоставлять отпуск в удобное время.

Статья подготовлена на основе материалов платформы МСП.РФ