«Деловая газета.Юг» на основе материала «Бизнес секреты», рассказывает, что такое учетные регистры, какой формы они бывают и как их вести.
Что представляют собой учетные регистры
Учетные регистры – ключевые документы в системе бухгалтерского учета, где отражаются все финансовые транзакции и проводки по данным из первичных документов — таких как счета-фактуры, накладные и акты о выполненных работах.
На основе данных из регистров бухгалтер формирует баланс и отчетность, проводит оценку и анализ финансовой деятельности предприятия. Необходимости в передаче бухгалтерских регистров в налоговую нет, однако в случае проведения камеральной или выездной проверки инспектор может потребовать их представления.
Несоответствие требованиям инспектора в части предоставления регистра может привести к наложению штрафа в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ.
Организация бухгалтерского учета
Для ведения бухгалтерского учета можно использовать как бумажные формы, так и программные решения. Наиболее эффективным и простым в использовании является работа в специальных программах, таких как 1С. В таком случае все операции регистрируются автоматически, а данные обеспечиваются полной сохранностью, что не всегда гарантируется при ручной работе с документами.
Все записи в бухгалтерских регистрах проводятся в рублях, независимо от того, в какой валюте была осуществлена операция. В случае использования иностранной валюты, в регистры необходимо вносить записи одновременно и в самой валюте, и в рублях.
Регистр должен быть оформлен на русском языке. Однако, если российский предприятие осуществляет свою деятельность через филиалы за рубежом, и важно, чтобы бухгалтерские документы были оформлены на иностранном языке, то в регистре необходимо иметь построчный перевод на русский язык.
Выбор метода ведения бухгалтерских записей
Регистры в бухгалтерии могут быть созданы как в специальной программной системе, так и вручную, и это решение остается за компанией. Важно отметить, что любой метод ведения регистров должен быть официально утвержден приказом руководителя.
Количество регистров, которые должна вести компания, зависит от ее специфики и может варьироваться. Минимально необходимы два основных:
— Журнал учета операций, где будут собираться все важные данные;
— Сводный журнал, например, оборотно-сальдовая ведомость.
Использование готовых регистров, встроенных в стандартную учетную программу, является наиболее удобным вариантом, поскольку они уже содержат все необходимые поля. Если требуется внести дополнительные реквизиты, компания может обратиться к разработчикам программы.
Вручную ведение регистров встречается редко, но иногда это может быть необходимо. В таком случае компания имеет право создать их самостоятельно, используя бумажные или электронные форматы, например, Excel.
Необходимо убедиться, что в форме присутствуют все ключевые реквизиты:
1. Наименование регистра.
2. Название организации, создавшей данный документ.
3. Даты начала и завершения ведения регистра, а также временной интервал, покрываемый данными.
4. Описание совершенной операции.
5. Фиксированная сумма в рублях.
6. Наименование должностей сотрудников, ответственных за ведение регистра.
7. Подписи ответственных лиц с указанием их имен и фамилий.
Согласно действующему законодательству, организация обязана одобрить формы документов, которые она намерена использовать, перед началом ведения бухгалтерского учета. Это действие должно быть оформлено в виде распоряжения от руководителя компании. Нет стандартизированной модели такого распоряжения, оно может быть выпущено как самостоятельный документ или в качестве дополнения к общей политике бухгалтерского учета организации.
Процесс исправления бухгалтерских регистров
В случае ошибочных записей метод восстановления зависит от формата регистра для бумажных документов исправление производится аналогично первичным бухгалтерским документам. Некорректные данные вычеркиваются, корректные сведения вносятся выше, указывается дата исправления и подпись ответственного лица.
В электронных бухгалтерских системах исправление осуществляется методом «красной строки»: бухгалтер создает запись, идентичную отменяемому документу, с использованием тех же счетов и аналитических подразделов, но с противоположным знаком. Например, если бухгалтер ошибочно зафиксировал возникновение обязательства по оплате телефонных услуг в размере 500 рублей, он создает вторую запись, равную 500 рублей, но с минусом.
Процесс хранения бухгалтерских документов
Учетные регистры следует сохранять в том же формате, в котором они были изначально созданы: бумажные или в цифровые форматы. Печать электронных версий регистров не требуется. Согласно установленным правилам, бухгалтерские документы должны храниться не менее пяти лет, включая главную книгу.
В ходе выездной или камеральной проверки инспекторы могут потребовать предоставить бухгалтерские регистры. Проверяются документы за текущий и предшествующие ему три года. В случае отсутствия требуемых документов, могут быть наложены штрафы в размере 200 рублей за каждый непредставленный регистр.
Некоторые регистры имеют свои специфические сроки хранения. К примеру, документы о заработной плате должны сохраняться не менее 50 или 75 лет, в зависимости от времени их создания — до 2003 года или после.
Кристина Бочарова