Акт сверки — это официальный документ, который подписывают стороны договора, такие как поставщик и получатель товара, либо исполнитель и заказчик. Он предназначен для проверки соответствия данных о взаимных финансовых обязательствах и произведенных платежах у каждой из сторон.
В материале «Деловой газеты. Юг» читайте, зачем нужен акт сверки и как правильно его заполнить.
Когда бизнесу необходим акт сверки
Длительное сотрудничество между компаниями и индивидуальными предпринимателями требует строгого контроля над финансовыми потоками, а также регулярного обмена товарами и услугами. Одна из главных целей такой проверки взаиморасчетов — своевременное выявление задолженностей, которые могут оказаться невозвратными или просроченными.
Обычно проверка по действующим контрактам проводится в конце отчетного периода, например, в конце календарного года, чтобы корректно отразить все данные в бухгалтерской отчетности. Также сверка может быть проведена после завершения срока действия договора с партнером или по окончании определенного этапа выполнения обязательств по контракту.
Акт сверки оформляется в виде таблицы, где отражаются все хозяйственные операции: отгрузки, поставки, платежи. Документ формируется на основе данных из учетных систем, а также на основании подтверждающих документов, таких как чеки или акты выполненных работ. В правой части таблицы указываются данные стороны, инициирующей сверку, а в левой — данные контрагента.
Инициатор сверки обычно заполняет обе части документа, распечатывает два экземпляра и подписывает их. При необходимости акт может быть заверен печатью организации.
Документы, подтверждающие акт сверки, могут быть подготовлены сотрудниками компании или индивидуальным предпринимателем, включая бухгалтера. Для ИП самостоятельная подготовка таких документов допускается.
Для признания акта сверки действительным его должен подписать руководитель компании, индивидуальный предприниматель или лицо, наделенное соответствующими полномочиями. Если акт подпишет сотрудник без должных полномочий, он не будет считаться юридически значимым подтверждением существования обязательств. Эти полномочия могут быть оговорены в договоре между сторонами.
В акте должна быть четко указана дата, до которой контрагент обязан подписать документ, а также прописаны последствия в случае нарушения этого срока. Если срок истечет, то считается, что контрагент согласился с содержанием акта.
Формат акта сверки не стандартизирован. Этот документ можно составить с помощью учетной программы, например, 1С, в Excel или Google Sheets. Можно использовать готовые шаблоны, предлагаемые учетными программами.
После того как контрагент получил акт, он проверяет его содержимое на соответствие данным. Если между указанными в акте и фактическими данными нет разницы, контрагент подписывает документ и возвращает одну копию обратно, а вторую сохраняет в своих архивах. Это означает завершение процедуры.
Акт можно передать через систему электронного документооборота с использованием электронной подписи или же просто отправить его по электронной почте. Способы обмена электронными документами, почтовые адреса отправителя и получателя, а также методы подтверждения подписи обычно уточняются в договоре между сторонами.
Сопроводительное письмо к акту сверки
В дополнение к отправляемому документу рекомендуется прикрепить письмо-сопровождение. В нем необходимо указать, какой именно документ передают, по какой причине и к какому сроку его необходимо вернуть. Формат письма-сопровождения не регламентирован. Обычно в нем содержатся следующие сведения:
— кто и кому направляет документ;
— что направлен акт сверки взаиморасчетов;
— за какой период оформлен акт сверки;
— что выявил акт.
Как проверить акт сверки перед подписанием
После получения документа сверки, обратите внимание на каждую из его частей. Проверьте как информацию, предоставленную инициатором процедуры, так и собственные данные.
В колонках дебета и кредита проверьте правильность отображения всех поступлений и списаний, а также точность указания реквизитов документов. Не забудьте проверить остаток на бухгалтерском счете на конец отчетного периода.
Левая часть таблицы содержит информацию о том, кто составил сверку, а правая часть отражает данные о том, кому была отправлена сверка. Сальдо в колонке дебета указывает на долг перед контрагентом, в то время как сальдо в колонке кредита показывает долг контрагента перед другой стороной.
Текст подготовлен по материалам портала «Бизнес секреты»
Алина Полянская
