Оформление компенсаций сотруднику: в каких случаях положены выплаты

Сотрудник имеет законное основание получить компенсацию от своего работодателя за определенные затраты, которые он понес в процессе исполнения рабочих заданий.

Виды расходов, которые работодатель обязан возмещать:

– Финансовое возмещение трат, понесенных работником во время деловых поездок (согласно статье 168 ТК РФ);

– Компенсация расходов, возникших при смене места жительства в связи с трудоустройством в другом населенном пункте (согласно статье 169 ТК РФ);

– Покрытие расходов, связанных с рабочими поездками сотрудников, чья деятельность носит разъездной или полевой характер, а также занятых в экспедициях (согласно статье 168.1 ТК РФ);

– Возмещение затрат на использование личного имущества сотрудника в рабочих целях (согласно статье 188 ТК РФ).

Возмещение издержек, понесенных работником во время деловой поездки

Организация, в которой трудится работник, несет ответственность за возмещение расходов, связанных с деловой командировкой.

Компенсируемые типы затрат:

– Транспортные издержки. Данная категория включает в себя оплату проезда на общественном транспорте, комиссию за оформление билетов и плату за использование постельного белья в поездах;

– Затраты на проживание;

– Дополнительные расходы, возникающие в связи с нахождением вне дома (суточные выплаты);

– Оплата телекоммуникационных услуг;

– Оформление паспорта для выезда за границу;

– Получение визы.

Стоит отметить, что компенсация затрат сотрудника возможна при условии, что они были осуществлены с предварительного одобрения или по согласованию с руководством компании.

Если работник понес какие-либо траты, не предусмотренные положениями, но при этом получил разрешение от работодателя на их совершение, то данные издержки подлежат возмещению. Важно, чтобы факт согласования был зафиксирован, чтобы избежать разногласий в будущем.

Возмещение расходов при переезде работника

Если сотрудник переезжает в другую местность по согласованию с руководством, он имеет право на компенсацию затрат, понесенных в связи с этим перемещением.

В частности, возмещению подлежат:

– Транспортные расходы самого работника;

– Транспортные расходы членов семьи работника;

– Затраты на транспортировку имущества;

– Затраты на обустройство жилья.

Важно понимать, что если компания обеспечивает сотрудника транспортом для работы, компенсация затрат на переезд обычно не выплачивается.

Как именно компенсировать затраты и в каком объеме, прописывается в коллективном договоре или внутреннем документе компании. Но можно решить эти вопросы и индивидуально, договорившись об условиях компенсации напрямую с работником в трудовом договоре.

Когда сотрудник, работающий по трудовому договору в федеральных госорганах, внебюджетных фондах или учреждениях, меняет место жительства в связи с работой, ему компенсируют затраты на переезд. Порядок и сумма компенсации определяются правилами, указанными в постановлении Правительства РФ № 514 от 11 августа 2007 года.

Возврат компенсации при отказе от работы

Если сотрудник не выходит на работу или отказывается начинать работать без причины после переезда в другую местность по направлению работодателя, он должен вернуть все деньги, полученные на переезд. Это же правило действует, если он увольняется по собственному желанию до окончания срока трудового договора (или до истечения года, если срок не был определен) или его увольняют за какие-то серьезные нарушения, которые по закону являются основанием для расторжения трудового договора.

Но стоит отметить, что при условии, если сотрудник не смог выйти на работу или приступить к ней по уважительной причине, он должен вернуть только часть полученных денег. Из этой суммы вычитаются расходы, которые он уже понес на свой переезд, переезд членов его семьи и перевоз имущества.

Возмещение расходов при служебных поездках с разъездным характером работы

Работа, предполагающая постоянные поездки (разъездная, экспедиционная, полевая), выполняется сотрудником на базе его основного места работы в течение всего срока действия трудового договора.
Это отличает такую работу от командировки. В командировке сотрудник временно направляется для выполнения рабочих задач за пределы своего обычного рабочего места. В период командировки он соблюдает правила внутреннего распорядка той организации, куда его направили, даже если он не является ее сотрудником.

Компания обязана компенсировать определенные затраты сотрудникам, чья деятельность связана с постоянными перемещениями, а также тем, кто работает в полевых условиях или участвует в экспедициях.
К таким компенсациям относятся: оплата проезда, возмещение расходов на проживание, дополнительные выплаты на питание и другие нужды, возникающие из-за работы вне дома, и прочие расходы, которые заранее согласованы с руководителем.

Компенсация за использование личных вещей в рабочих целях

Работодатель обязан компенсировать сотруднику затраты, если тот использовал личное имущество в рабочих целях. Сумма компенсации оговаривается между работником и работодателем.

Компенсация затрат возможна, если соблюдены определенные условия:

Во-первых, использование личной собственности сотрудника должно быть согласовано с руководством. Во-вторых, такое использование должно быть направлено на пользу компании.

К личному имуществу, которое может применяться для рабочих целей, относятся:

– Различные инструменты;

– Личный транспорт;

– Оборудование.

К примеру, для удаленных работников может быть предусмотрена частичная компенсация коммунальных платежей, телефонной связи и интернета.

Кроме этого, сотрудник имеет полное право требовать возмещения:

– За износ личного имущества, используемого в работе;

– Расходов, связанных с использованием и поддержанием этого имущества (ремонт, замена деталей, покупка расходных материалов, топлива).

Необходимо помнить, что сумма компенсации должна быть зафиксирована в письменном соглашении, являющимся частью трудового договора, иначе будет сложно доказать использование личных вещей по просьбе работодателя.

Материал подготовлен на основе материалов онлайн-портала Онлайнинспекция.РФ